Kembali pada ketentuan dalam panduan EEOC, perlu dicatat bahwa tidak semua tindakan atasan akan menjadi tanggung jawab pengusaha. Atasan tersebut harus memenuhi satu dari dua syarat, yaitu bahwa ia memiliki kewenangan atas karir pekerja, atau berwenang memberikan perintah kerja. Namun demikian, ada satu kondisi di mana pengusaha dapat juga dianggap bertanggung jawab meskipun atasan yang melakukan tindakan pelecehan tidak memenuhi salah satu dari persyaratan di atas. Kondisi dimaksud adalah jika pekerja yang menjadi korban pelecehan, secara wajar dapat mengira bahwa atasan tersebut memiliki kewenangan-kewenangan sebagaimana diuraikan di atas.
Selanjutnya panduan dari EEOC ini membagi tindakan pelecehan dalam dua kategori, yaitu yang berdampak pada karir pekerja dan yang tidak berdampak nyata pada karir pekerja, namun menciptakan lingkungan kerja yang tidak bersahabat (hostile working environment). Untuk kategori pertama pengusaha selalu dianggap tanggung jawab atas pelecehan yang terjadi dan hanya dapat membela diri dengan membuktikan bahwa pelecehan tidak terjadi. Sedangkan untuk kategori kedua, pengusaha dapat mengajukan pembelaan bahwa ia telah melakukan upaya pencegahan dan koreksi, atau bahwa korban sendiri yang tidak memanfaatkan upaya-upaya pencegahan dan koreksi yang disediakan pengusaha.
Terkait pembelaan yang pertama, pengusaha harus membuat, mensosialisasikan dan menegakkan kebijakan anti pelecehan dan prosedur pelaporan. Bentuk dan kompleksitas kebijakan dan prosedur yang dibuat tentu berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lain. Untuk perusahaan kecil dengan jumlah pegawai sedikit kebijakan dan prosedur dapat saja bersifat sederhana. Namun yang paling penting kebijakan dan prosedur tersebut harus efektif dan konsisten diterapkan.
Panduan EEOC juga menentukan bahwa kebijakan anti pelecehan dan prosedur pelaporan sekurang-kurangnya memuat hal-hal sebagai berikut:
- Penjelasan mengenai perilaku yang dilarang, bahwa perusahaan tidak mentolerir tindakan pelecehan atas dasar ras, warna kulit, agama, kebangsaan, umur, sex dan kekurangan fisik.
- Jaminan bahwa pegawai yang melaporkan tindakan pelecehan atau memberikan informasi akan dilindungi dari setiap tindakan pembalasan yang mungkin timbul.
- Penjelasan yang rinci mengenai prosedur pelaporan melalui saluran-saluran yang dapat diakses. Prosedur ini harus dirancang sedemikian rupa agar mendorong korban berani melapor.
- Jaminan bahwa perusahaan akan menjaga kerahasiaan atas laporan yang diajukan.
- Proses yang menjamin bahwa peyelidikan akan dilakukan secara cepat, menyeluruh dan tidak memihak.
- Jaminan bahwa perusahaan akan melakukan tindakan korektif secara cepat dan setimpal jika laporan adanya pelecehan terbukti.
Mengenai pembelaan yang kedua, biasanya pegawai tidak mengajukan laporan karena ia memandang upayanya untuk mengajukan laporan akan berbuah tindakan pembalasan dari pelaku. Penyebab lain adalah pengawai melihat berbagai kendala untuk membuat laporan, misalnya proses yang berbelit-belit, tidak jelas dan bahkan tidak efektif. Sebagai contoh ia harus menyampaikan laporan melalui atasan, sementara atasannya sendiri terlibat dalam tindakan pelecehan yang hendak dilaporkannya. Agar dapat memenuhi elemen pembelaan yang kedua ini, pengusaha harus membuktikan bahwa alasan-alasan penyebab tidak diajukannya laporan tersebut senyatanya tidak ada dan pengusaha sudah menciptakan sistem yang menjamin hal tersebut.
Dalam perkembangannya, di tahun 2013 Mahkamah Agung AS melalui perkara Vance v. Ball State University mengatur ulang ketentuan mengenai tanggung jawab pengusaha dalam kasus pelecehan. Syarat-syarat dan kategori yang ada putusan perkara Burlington Industries, Inc. v. Ellerth dan Faragher v. City of Boca Raton dihilangkan. Pengusaha hanya dapat diminta tanggung jawab atas kasus pelecehan jika terpenuhi dua kondisi.