- Notaris merupakan bagian dari Administrasi Pemerintahan di mana berdasarkan UU Administrasi Pemerintahan dan UU Pelayanan Publik serta UU Arsip, informasi elektronik telah diterima sebagai alat bukti dan dimungkinkan pembuatan keputusan berbentuk elektronik.
Sesuai pasal 1 angka (1) Notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta autentik dan memiliki kewenangan lainnya sebagaimana dimaksud dalam UU ini atau berdasarkan UU lainnya. Selanjutnya dalam penjelasan pasal 15 ayat (3) UU-JN juga dinyatakan bahwa salah satu kewenangan lain yang diatur oleh peraturan perundang-undangan adalah keterlibatan Notaris dalam mensertifikasi transaksi elektronik (Cybernotary). Maksud dari kata “mensertifkasi” itu sebenarnya adalah Notaris dapat memberikan layanan keterpercayaan yang mendukung sistem keautentikan dari suatu transaksi elektronik. Hal tersebut dapat dipertemukan dengan ketentuan tentang Penyelenggaraan System elektronik dan Transaksi Elektronik (PP 82/2012 yang telah diubah dengan PP 71/2019) sebagai turunan dari UU-ITE.
Selain itu, sebagai Pejabat Umum yang merupakan bagian dari Administrasi Pemerintahan, Notaris juga diberikan kewenangan untuk melakukan legalisasi ataupun pengabsahan terhadap dokumen keputusan administrasi pemerintahan yang juga dapat berbentuk elektronik sesuai pasal (1) UU Adminisitrasi Pemerintahan.
Berdasarkan hal tersebut di atas, maka secara sistemik dapat dikatakan bahwa Notaris adalah termasuk dalam administrasi pemerintahan. Jika UU Administrasi Pemerintahan telah memungkinkan pelaksanaan administrasi pemerintahan secara elektronik, maka seharusnya secara otomatis Notaris juga dapat menggunakan sistem elektronik untuk menyelenggarakan jasanya secara elektronik. Baik itu melalui sistem elektronik yang dibuat oleh Pemerintah maupun melalui sistem elektronik pihak ketiga yang terdaftar dalam Penyelenggaraan Sistem Elektronik. Hal tersebut mutlak diperlukan, setidaknya untuk menjalankan legalisasi terhadap Dokumen yang originalnya berbentuk elektronik.
- Pembuatan akta tidak harus dipersepsikan hanya semata-mata di atas kertas, sehingga jika secara fungsional pembuatan akta dapat dilakukan secara elektronik tidak dapat dianggap menafikan ketentuan yang berlaku.
Penting untuk dicermati bahwa dalam batang tubuh UU-JN tidak dikatakan bahwa yang dimaksudkan dengan kata “tertulis” adalah mekanisma pengelekatan tinta di atas media kertas. Frasa kata “kertas” hanya satu kali disebutkan dalam penjelasan pasal 15 ayat (2) huruf (a). Persepsinya hanya dalam konteks mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus. Penjelasan menyatakan bahwa Ketentuan ini merupakan legalisasi terhadap akta di bawah tangan yang dibuat sendiri oleh orang perseorangan atau oleh para pihak di atas kertas yang bermaterai cukup dengan jalan pendaftaran dalam buku khusus yang disediakan oleh Notaris. Jadi media kertas dalam konteks ini adalah pada dokumen yang dibawah oleh si penghadap.
Dengan demikian, sepanjang secara elektronik ternyata kaidah-kaidah kewajiban tersebut dapat terpenuhi secara fungsional (functional equivalent approach) oleh sistem elektronik yang digunakan, maka dengan adanya dokumen elektronik yang berasal dari sistem aplikasi elektronik yang akuntabel, maka selayaknya pembuatan akta elektronik tidak bertentangan dengan UU-JN. Dengan demikian, Notaris dapat membuat aktanya baik secara original berbentuk elektronik dan/atau kemudian mencetaknya, sehingga juga tidak meniadakan minuta akta dan protokolnya. Demikian pula halnya dengan penggunaan cap sidik jari, karena syarat cap sidik jari juga dapat terpenuhi dengan penggunaan peralatan pemindai sidik jari (finger print scanner) yang dilekatkan kepada suatu dokumen elektronik.