“Atur jadwalnya sampai nanti kondisi memungkinkan untuk bertemu,” kata Aulia. Kehadiran fisik ini tidak bisa dihindari dalam pembuatan akta. Jika dilanggar, bisa membuat akta hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan. Bahkan bisa menjadi alasan bagi pihak merasa dirugikan untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada notaris.
2. Merekomendasikan notaris lain yang lebih aman untuk bertugas
Alternatif lainnya adalah mengalihkan penghadap untuk dilayani notaris lain. “Opsinya, rekomendasikan ke notaris,” kata Aulia. Notaris bisa mengontak secara langsung rekan sejawatnya atau meminta bantuan informasi dari struktur kepengurusan INI di wilayahnya. Pertimbangan rekomendasi ini untuk memudahkan mobilitas penghadap di masa pembatasan aktivitas di luar rumah selama wabah Covid-19. Tentu saja kesehatan dan keselamatan notaris yang bertugas juga dipertimbangkan. Notaris diharapkan tidak memaksakan diri apalagi jika termasuk kelompok rentan terhadap Covid-19.
3. Membuat klausula khusus di akta bawah tangan
“Selain itu, sebetulnya ada juga kebutuhan akta yang tidak harus dengan akta notaris berdasarkan undang-undang. Misalnya Rapat Umum Pemegang Saham,” Aulia menjelaskan. Kebiasaan menuangkannya dalam akta notaris hanya dalam rangka antisipasi jika harus digunakan sebagai akta autentik. Perlu diingat bahwa akta notaris sebagai akta autentik merupakan alat bukti tertulis yang terkuat.
“Silakan saja dibuat sendiri oleh penghadap dengan status akta di bawah tangan dengan klausula khusus di bagian penutupnya,” kata Aulia. Klausula yang dianjurkan dalam imbauan itu berbunyi ‘akan dibuat/dinyatakan kembali dalam Akta Autentik segera setelah kondisi darurat Covid-19 dicabut oleh Pemerintah’.
Tiga rambu-rambu tersebut adalah alternatif yang diusulkan PP INI saat ini. Aulia mengatakan tidak menutup kemungkinan cara lain jika memang ada. “Prosedur membuat akta autentik oleh notaris ini batasannya diatur ketat dalam undang-undang. Kalau dilanggar maka aktanya hanya bernilai di bawah tangan,” katanya.
Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum Kementerian Hukum dan HAM yang dipimpin Cahyo Rahadian Muzhar memberikan konfirmasi soal rambu-rambu tersebut. “Belum ada arahan teknis dari Dirjen AHU. Kami belum berkoordinasi dengan PP INI. Nanti segera dibicarakan,” kata Cahyo kepada hukumonline. Ia mengatakan fokus utama pemerintah saat ini adalah melawan penyebaran wabah Covid-19.
Bolehkah menggunakan video conference?
Aulia menyatakan untuk saat ini PP INI sebatas mengusulkan tiga alternatif notaris dalam bekerja di masa wabah Covid-19. Kemungkinan lainnya sangat dibolehkan asalkan tidak melanggar undang-undang dan kode etik notaris. “Video conference itu belum memenuhi prosedur wajib pembuatan akta autentik dalam undang-undang,” katanya.