Menurutnya, setelah menjalankan fungsi marketing dan sales maka kepuasan pelanggan dapat terwujud, yang mana relasi antara notaris dengan klien harus dipertahankan. Relasi ini dapat dipertahankan dengan menerapkan model plan, do, check, dan action (PDCA) di kantor notaris. Neilly menyatakan bahwa model ini umumnya digunakan di berbagai perusahaan untuk mengendalikan banyak pekerjaan.
“PDCA atau plan, do, check, act adalah pendekatan empat tahap berkelanjutan yang biasanya dipakai untuk meningkatkan proses, layanan atau produk dalam manajemen bisnis,” kata Neilly.
Neilly menjelaskan bahwa model PDCA terdiri dari empat langkah pendekatan. Pertama, identifikasi masalah dan rencanakan langkah-langkah yang diperlukan untuk menemukan solusi. Kedua, lakukan uji coba dan catat perubahan yang terjadi karena data yang dicatat dapat digunakan untuk evaluasi.
Ketiga, periksa untuk menemukan kesalahan dalam tahap yang telah dilakukan. Keempat, jika hasil dari pendekatan-pendekatan sebelumnya memuaskan, metode model PDCA bisa dilanjutkan. Sebaliknya, jika tidak memuaskan maka lakukan upaya tambahan untuk memperbaikinya.
Selain itu, pengawasan setelah produksi sangat penting untuk menjaga kualitas dan memastikan kelangsungan usaha. Neilly menyarankan agar sejak awal pembukaan kantor, pengelolaan data pelanggan dilakukan dengan benar, termasuk menyiapkan tempat untuk minuta dan warkah, serta menerapkan sistem digital.
“Ada lagi di kita ternyata ada pengelolaan data pelanggan yang harus kita lakukan, ini adalah salah satu contoh di mana kita harus menjaga pengelolaan data pelanggan sebagai tambahan dari kualitas yang harus kita berikan kepada customer kita,” ujar Neilly.
Fungsi terakhir mencakup keuangan dan sumber daya manusia (SDM), di mana Neilly menjelaskan pengelolaan dan perencanaan untuk keduanya. Neilly menyarankan agar dalam mengelola keuangan, pencatatan dilakukan secara terpisah antara rekening penghasilan, rekening pribadi, dan rekening penampungan pajak.
“Seharusnya gaji notaris dari kantor masuk ke rekening terpisah, sehingga kita aman dalam melakukan pembayaran, tidak tercampur dengan urusan pribadi, ” kata Neilly.
Sedangkan dalam mengelola SDM Neilly menyarankan agar pelatihan dilakukan secara berkelanjutan untuk meningkatkan keterampilan karyawan. Selain itu, job rotation sesuai minat karyawan dapat diterapkan untuk mencegah kejenuhan. Kemudian, menerapkan sistem reward atau punishment untuk meningkatkan disiplin dalam jam kerja, serta memberikan bonus sebagai penghargaan atas keberhasilan kantor.