Seorang notaris yang memimpin kantor notaris hampir sama kedudukannya dengan Chief Executive Officer (CEO) yang bertindak sebagai pemegang saham, direktur utama, dan pengelola sumber daya manusia. Meski memiliki beberapa karyawan, fungsi operasional kantor notaris serupa dengan usaha bisnis.
Dalam Seminar Online 100 Pembicara Alumni Notariat Universitas Indonesia, Selasa (3/9), Notaris dan PPAT Neilly Iralita Iswari mengatakan saat ini notaris banyak mendapati berbagai masalah, seperti jumlah kantor notaris yang terus meningkat, pergantian karyawan yang sering terjadi, kesalahan dalam pembuatan akta, dan pengelolaan keuangan yang kurang baik. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, dia menyarankan agar para notaris mempelajari manajemen.
“Dalam suatu kantor notaris pada kenyataannya kita juga harus tahu sedikit mengenai bagaimana cara melakukan pemasaran dan penjualan, kemudian bagaimana kita melakukan pengawasan dan produksi, serta yang terakhir bagaimana sebetulnya kita harus mengelola keuangan dan SDM,” ujar Neilly.
Baca juga:
Menurut Neilly, terdapat fungsi-fungsi yang pada umumnya harus dimiliki oleh sebuah kantor notaris. Dasar manajemen ini menjadi panduan untuk mengelola kantor notaris. Fungsi pertama adalah marketing dan sales. Dalam hal ini, Neilly merujuk pada teori Marketing Mix 4P. Teori ini bermanfaat untuk membantu mengidentifikasi dan memahami kebutuhan pelanggan, serta memastikan kepuasan pelanggan sebagai tujuan utama dari penerapan teori tersebut.
“Dia merupakan konsep strategi pemasaran yang seringkali digunakan dalam setiap pelajaran tentang pemasaran,” kata Neilly.
Neilly melanjutkan dengan menjelaskan teori 4P dalam pengelolaan kantor notaris. Pertama, produk harus memenuhi kebutuhan pelanggan dengan kualitas yang baik. Kedua, pilih lokasi strategis sesuai kebutuhan produk. Ketiga, tetapkan harga yang tepat untuk keberlangsungan usaha. Keempat, lakukan promosi dengan memperhatikan waktu pelaksanaan, media yang digunakan, dan analisis pesaing.
Menurutnya, setelah menjalankan fungsi marketing dan sales maka kepuasan pelanggan dapat terwujud, yang mana relasi antara notaris dengan klien harus dipertahankan. Relasi ini dapat dipertahankan dengan menerapkan model plan, do, check, dan action (PDCA) di kantor notaris. Neilly menyatakan bahwa model ini umumnya digunakan di berbagai perusahaan untuk mengendalikan banyak pekerjaan.
“PDCA atau plan, do, check, act adalah pendekatan empat tahap berkelanjutan yang biasanya dipakai untuk meningkatkan proses, layanan atau produk dalam manajemen bisnis,” kata Neilly.
Neilly menjelaskan bahwa model PDCA terdiri dari empat langkah pendekatan. Pertama, identifikasi masalah dan rencanakan langkah-langkah yang diperlukan untuk menemukan solusi. Kedua, lakukan uji coba dan catat perubahan yang terjadi karena data yang dicatat dapat digunakan untuk evaluasi.
Ketiga, periksa untuk menemukan kesalahan dalam tahap yang telah dilakukan. Keempat, jika hasil dari pendekatan-pendekatan sebelumnya memuaskan, metode model PDCA bisa dilanjutkan. Sebaliknya, jika tidak memuaskan maka lakukan upaya tambahan untuk memperbaikinya.
Selain itu, pengawasan setelah produksi sangat penting untuk menjaga kualitas dan memastikan kelangsungan usaha. Neilly menyarankan agar sejak awal pembukaan kantor, pengelolaan data pelanggan dilakukan dengan benar, termasuk menyiapkan tempat untuk minuta dan warkah, serta menerapkan sistem digital.
“Ada lagi di kita ternyata ada pengelolaan data pelanggan yang harus kita lakukan, ini adalah salah satu contoh di mana kita harus menjaga pengelolaan data pelanggan sebagai tambahan dari kualitas yang harus kita berikan kepada customer kita,” ujar Neilly.
Fungsi terakhir mencakup keuangan dan sumber daya manusia (SDM), di mana Neilly menjelaskan pengelolaan dan perencanaan untuk keduanya. Neilly menyarankan agar dalam mengelola keuangan, pencatatan dilakukan secara terpisah antara rekening penghasilan, rekening pribadi, dan rekening penampungan pajak.
“Seharusnya gaji notaris dari kantor masuk ke rekening terpisah, sehingga kita aman dalam melakukan pembayaran, tidak tercampur dengan urusan pribadi, ” kata Neilly.
Sedangkan dalam mengelola SDM Neilly menyarankan agar pelatihan dilakukan secara berkelanjutan untuk meningkatkan keterampilan karyawan. Selain itu, job rotation sesuai minat karyawan dapat diterapkan untuk mencegah kejenuhan. Kemudian, menerapkan sistem reward atau punishment untuk meningkatkan disiplin dalam jam kerja, serta memberikan bonus sebagai penghargaan atas keberhasilan kantor.