Mengatasi hal tersebut, Reza menyampaikan, kunci segala-galanya adalah manajemen waktu.
Dalam pelatihan, Reza menggambarkan empat macam kuadran prioritas pengerjaan. Hal-hal yang sifatnya penting dan mendesak tentu lah yang menjadi prioritas utama, dan salah satunya adalah rapat. Namun, kenyataannya rapat yang bisa menghabiskan waktu berjam-jam ini seringnya justru membuang waktu para In House Counsel.
“Rapat adalah salah satu yang urgent tetapi kita harus tahu dulu rapat akan membahas apa, rincinannya, apakah ada kepentingan kita di sana, kita dapat kesempatan untuk ngomong atau tidak. Karena kalau tidak jelas atau tidak berimpact, lebih baik kita mengerjakan hal lain,” tukas Reza.
Kalau sudah terbukti begitu, ia menyarankan agar In House Counsel dapat menolak rapat tersebut. Memang sulit, sebut Reza, tapi jika kita sudah dapat membuktikan dan menolaknya, maka kita bisa dapat menggunakan waktu dengan efektif.
Perlunya Relationship Building
Salah seorang peserta yang memperkenalkan diri dengan nama Frans berujar, meski diakuinya waktu rapat seharusnya bisa diisinya dengan melakukan pekerjaan lain, hampir tidak mungkin baginya menolak rapat. Pasalnya, orang-orang dari divisi lain akan mempertanyakan keberadaan divisi legal bila sewaktu-waktu diperlukan opininya.
Reza memberi tips bahwa membangun hubungan informal dengan orang-orang dari divisi lain yang salah satunya akan berguna untuk masalah ini. “Kalau sudah terjalin informal relationship biasanya bisa,” ucapnya.
“Kita perlu waktu meyakinkan orang-orang tersebut agar kita dapat tidak hadir lagi dalam rapat ke depan. Tapi meyakinkannya bukan dalam rapatnya, itu pasti ditolak. Lakukan ketika masing-masing tidak sedang mendiskusikan pekerjaan, tetapi ketika keadaan sedang santai” gumam Reza.
Mengenai embel-embel “urgen” suatu pekerjaan, ini juga dapat ditolong dengan adanya hubungan informal. “Soal urgensi, kita harus memahami bisnis, memahami peta politik di perusahaan. Kalau kita tidak punya relationship informal, kita tidak akan punya pemahaman ke arah sana,” tandasnya.
Untuk membangun satu hubungan, kita perlu mengenali karakter orang tersebut, ujar Reza. Teknik mengenali diri orang lain untuk mempermudah membangun hubungan dengan orang lain juga disampaikan dalam pelatihan tersebut. “Selain perencanaan, yang perlu kita jaga adalah relationship building,” ujar partner Reza siang itu, Sudimin Mina.
Dibawakan oleh Sudimin yang merupakan Certified Instructor of Behaviour Intelligence, sifat manusia terbagi menjadi empat golongan warna, yakni golongan merah yang dikenal sebagai pribadi yang ambisius, golongan hijau yang dikenal sebagai pribadi yang perasa, golongan biru yang mengutamakan detail, dan golongan kuning yang terkesan santai dan sesuka hati.
“Dengan mengenali warna masing-masing orang, akan mudah bagi In House Counsel mencari cara berkomunikasi dengan orang-orang yang kita pikir perlu untuk didekati,” ucapnya.