Tak hanya knowledge dan know-how dalam menyelesaikan masalah dan memberikan solusi jitu kepada klien melalui corporate drafting & litigation skill, cara menyampaikan dan menyederhanakan bahasa atau presentation skill sangat berpengaruh dalam memenangkan hati Klien, termasuk etika bersikap menjadi kualitas penting yang setidaknya dimiliki Lawyers. Hal ini disadari betul oleh Kantor Hukum Christyanto, Hutagaol & Partners (CHP Law Firm), khususnya dalam menjaga dan meningkatkan kualitas service Lawyers pada generasi yang lebih muda.
Managing Partner CHP Law Firm, Stephan Hutagaol, SH., MKn., MSi., CLA., mengungkapkan, salah satu upaya untuk mewariskan nilai-nilai positif yang sudah dimiliki adalah melalui jurus walk the talk, melakukan, menghidupi, membicarakan, secara terus-menerus. Meski sudah dilakukan pun, tetap perlu di-review secara berkala, untuk dapat terus meningkatkan kualitas pribadi, dan service level kepada Klien.
Bahkan “kami melatih para Lawyers agar always being present dan attentive. Misalnya, dengan menyalakan kamera saat online meeting dan menunjukkan tanda menyimak. Menjadi orang yang tepat waktu, bahkan tiba lebih awal mendahului 5 hingga 10 menit dan menunggu, sebagai bentuk menghargai waktu orang lain,” kata Stephan.
Umumnya, ketika menggunakan jasa sebuah firma hukum, mayoritas Klien akan berekspektasi untuk ‘menang’ atau ingin tujuannya tercapai. Padahal, berdasarkan kode etik profesi, seorang Advokat dilarang menjanjikan kemenangan. Stephan menjelaskan jurus walk the Client through the process, sangat membantu Klien dalam memahami pilihan-pilihan dan kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi sebagaimana selalu dipetakan di tahap awal, sehingga Klien dapat melihat dan mengalami sendiri keunggulan service dari CHP Law Firm, dan akibatnya no surprises dan Klien cenderung dapat mengelola ekspektasi.
“Tidak jarang Klien terheran dan memuji pada saat kami memaparkan pilihan-pilihan dan kemungkinan-kemungkinan dari suatu perkara, karena presentation yang dibuat berdasarkan objective apa yang Klien ingin capai, termasuk mengedepankan strategydan berpikir out of the box yang mengutamakan kepentingan Klien serta menjelaskan menggunakan bahasa commercial yang dimengerti Klien,” kata Stephan.
Dalam Litigasi, perlunya rehearsal berulang, untuk menyiapkan mental dan keyakinan Klien dalam memberikan kesaksian atau menguraikan fakta. Pada saat demikian, CHP Law Firm akan berperan laiknya polisi penyidik atan Lawyer lawan yang kerap kali mencecar pertanyaan sulit dari berbagai sisi, untuk mendapatkan fakta utuh dari suatu kejadian.
Secara eksternal, kurangnya pengetahuan dari lembaga institusi hukum mengenai specific business practice juga menjadi tantangan terbesar yang dihadapi CHP Law Firm, ketika mendampingi Klien. Konsekuensinya, akan sangat sulit untuk memberikan gambaran secara menyeluruh terhadap masalah yang dihadapi.
Senior Partner CHP Law Firm, Adhistya Christyanto, SH., MM., CLA., CTA.memberi contoh ketika berperkara dalam masalah shipping/maritime: banyaknya istilah yang sering kali menjadi potential dispute dalam suatu perjanjian pengangkutan kapal. Sebut saja, demurrage, detention, laytime, laycan, workboats, bunker & cargo claims dan lain sebagainya. Sebetulnya, istilah ini sangat umum di dunia shipping, namun istilah-istilah tersebut tidak lazim bagi majelis hakim atau penyidik kepolisian. Sehingga hal ini, dapat berpotensi memicu kesalahan ketika memberikan pertimbangan hukum.
Namun, ketika berhadapan dengan transaksi yang cukup kompleks, para Partner biasanya akan menjadi the Lead-Lawyers. Pada posisi tersebut, sudah jadi kewajiban bagi Partners untuk menegaskan ‘the Client’s objective’ kepada tim, framework, legal concepts, dan strategy.
“Sebagai gambaran, beberapa langkah yang diambil yaitu (1) mengidentifikasi tujuan dari Klien; (2) melakukan background check terhadap counterpart dari Klien; memproteksi kepentingan Klien dengan membuat safety net clause; dan yang paling utama: memastikan nasihat hukum fokus kepada tujuan klien, tetapi jangan sampai menjadi deal breaker,” kata Adhistya.
Stephan lantas memaparkan, setidaknya ada 6 pilihan dalam mengajukan klaim dan/atau penyelesaian perkara yaitu melalui Arbitrase, Gugatan Perdata, Gugatan Sederhana, Kepailitan & PKPU, dan Laporan Polisi jika ditemukan adanya unsur pidana dalam suatu transaksi. Setiap pilihan Legal Action tentu memiliki karakteristik dan kekhususan. Berikut adalah spesialisasi para konsultan hukum CHP Law Firm dalam ke-6 pilihan penyelesaian perkara tersebut.
Managing partners, CHP Law Firm. Foto: Istimewa.
Pertama, Arbitrase. Partners CHP Law Firm selain memiliki pengalaman dan jam terbang, juga untuk memperkaya pemahaman dari sudut pandang Arbiter yang akan mengambil keputusan, para Partners sudah mengikuti pelatihan FCIArb untuk Arbitrase Internasional.
Kedua, Gugatan. Kata kunci Commercial Litigation adalah ‘Dispute’ khususnya perselisihan dalam suatu transaksi komersial, sehingga perlu pemahaman kuat atas transaksi yang terjadi, juga commercial dan fund-flow, karenanya selain memiliki izin praktik sebagai Advokat, para Partners CHP Law Firm secara konsisten mengasah pemahaman bisnis dengan mengambil S2 Business Management dan S2 Kenotariatan untuk mempelajari various of transaction guna memahami esensi dari setiap transaksi. Mengerti esensi dari suatu transaksi sama pentingnya dengan menguasai hukum acara dalam Commercial Litigation.
Ketiga, Gugatan Sederhana. Mirip dengan penjelasan dalam bagian Gugatan (diatas), sebagai anggota dari Business Network International (BNI), Junior Chambers Indonesia (JCI), dan EO-Accelerator, para Partners langsung berinteraksi dengan banyak business owners mulai dari level UKM sampai dengan level Group Corporation. CHP Law Firm juga berpengalaman dalam membantu menyelesaikan tagihan melalui Gugatan Sederhana yang nilainya klaimnya hanya sampai dengan Rp500 juta.
Keempat dan Kelima, Kepailitan & PKPU. Selain memiliki izin Advokat, para Partners juga mengantongi izin sebagai Kurator dalam Kepailitan dan Pengurus dalam PKPU. Hal ini sangat membantu dalam menjelaskan secara comprehensive mengenai upaya mengajukan Permohonan Kepailitan ataupun PKPU.
Keenam, Laporan Polisi (LP). Pada dasarnya, setiap orang dapat membuat LP. Namun, Partner CHP Law Firm secara khusus mengambil S2 Kepolisian, bukan sekedar untuk menambah keilmuan, tetapi juga memperkaya jejaring mengingat 90-95% dari mahasiswanya adalah Polisi Perwira Menengah dan Tinggi. Network/contact sphere dari suatu firma hukum sangatlah penting. Semakin luas network, baik di lembaga pemerintahan, asosiasi profesi, maupun komunitas bisnis akan berguna dalam membantu kepentingan klien,” pungkas Stephan.
Stephen mengatakan, berbekal kekhususan keilmuan, pengalaman, dan network sangat membantu dalam berperkara di ke-6 pilihan Commercial Litigation di atas. Penyelesaian melalui Gugatan Perdata bukan merupakan satu-satunya pilihan. “Justru dari pengalaman kami, penyelesaian melalui PKPU dan LP memiliki success rate tertinggi,” Stephan menambahkan.
Pertimbangkan Kebutuhan dan Spesialisasi
Dalam komunitas bisnis kami di challenge “how do Lawyers scale-up their business? Finding quality clients or quantity clients?”
Menanggapi hal ini, Stephan dengan tegas menyatakan, pasar utama CHP Law Firm terletak pada quality clients. Itu sebabnya, pertimbangan untuk menambah fee earners biasanya ditujukan untuk Senior Level dan menyesuaikan kebutuhan spesialisasi maupun jam terbang. Namun, bukan berarti quantity clients tidak penting. CHP Law Firm saat ini memiliki subsidiary brands - YourLegal.id -untuk menjawab kebutuhan jasa hukum dengan harga sangat bersaing bagi para corporate retail UKM. Biasanya, perusahaan berskala ini tidak memiliki in-house legal sehinggamereka sangat tertarik untuk meng-outsource-kan urusan hukum mereka kepada YourLegal.id.
“Rahasianya adalah dengan mengoptimalkan digital platform dan ditangani langsung oleh our Advocates as the PIC. Dalam hal penambahan quantity clients, kami terus menambah jumlah fee earners di level Advocates, dan menargetkan satu Advokat dapat menangani setidaknya 10 s/d 20 Klien,” ujar Stephan.
Untuk terus meningkatkan kualitas SDM-nya, CHP Law Firm melakukan sejumlah upaya, mulai dari mendorong SDM untuk mengikuti seminar hukum yang diadakan oleh lembaga profesi seperti AKPI atau PERADI; menyelenggarakan webinar untuk membahas perubahan atau terbitnya peraturan perundang-undangan di Indonesia; hingga mengajak para Associates untuk juga ikut membangun jejaring melalui komunitas pebisnis BNI, JCI, EOA sehingga terbiasa mengelilingi diri dengan para business owners supaya lebih memahami their business mindset.
“Firma hukum harus memiliki Partner yang mau terus mengembangkan diri, tidak hanya dalam bidang hukum, tetapi juga dalam sektor bisnis lainnya. Tidak kalah penting adalah mau terus update dengan perkembangan teknologi. Sementara itu, Associates mencerminkan kualitas dari suatu law firm, sehingga pengembangan pengetahuan dan softskill bagi para Associates itu sangat penting,” Adhistya menjelaskan.
Keberadaan situasi pandemi Covid-19 sejak 2 tahun silam juga mengajarkan firma ini untuk senantiasa adaptif. Untuk memastikan akses yang mudah dan cepat, CHP Law Firm telah melakukan investasi untuk pengadaan high-spec hardware sekaligus software bagi semua karyawan. Perubahan sistem jaringan juga telah dilakukan, sehingga seluruh Associates dan staf dapat mengakses seluruh data kantor dari mana pun dan kapan pun.
“Melalui migrasi sistem network yang baru saat ini, seluruh data akan terproteksi dan ter-back-up dengan baik. Bahkan, kita dapat melakukan review maupun drafting dokumen bersama-sama dalam satu platform. Selain itu kami juga dapat memberikan akses kepada Klien untuk bisa melihat seluruh dokumen terkait perusahaannya secara online yang bisa diakses kapan pun dan di mana pun, sehingga data-data Klien akan tetap aman tersimpan di network CHP,” Adhistya menambahkan.
Kunci Keberhasilan
Terdapat empat kunci keberhasilan CHP Law Firm - sehingga firma ini dapat terus eksis di industri hukum Indonesia saat ini.
Pertama, Client Centric. Menurut Adhistya, CHP Law Firm tidak pernah membedakan layanannya kepada Klien. Dengan jaminan pelayanan maksimal, CHP Law Firm memutuskan untuk menerima kuasa dari Klien tanpa melihat besar-kecilnya perusahaan, legal fee, profil Klien, atau probono/tidak. Dengan kata lain, penting bagi CHP Law Firm untuk memastikan seluruh Klien mendapatkan servis terbaik.
Kedua, menjadi responsif. Entah itu saat diminta nasihat hukum/legal assistance atau sekadar berdiskusi tentang masalah hukum. Salah satu cara yang dilakukan, adalah dengan selalu merespons jika klien menghubungi atau maksimal 1x24 jam pasti akan kami hubungi kembali jika tim CHP saat itu tidak available / sedang ada kegiatan lain, sekalipun bukan hari kerja. Hal ini berlaku pada korespondensi melalui email, teks, maupun panggilan telepon.
Ketiga, ‘no templates’. Adhistya menekankan, CHP Law Firm anti dengan ‘template’. Maka dari itu, para Lawyers wajib untuk terus-menerus meningkatkan kualitas pekerjaan, salah satunya dengan membaca dengan detail sekalipun harus berkali-kali.
Terakhir, soal cost transparency. Tidak ada biaya atau pengeluaran tersembunyi. Seluruhnya dihadirkan secara transparan kepada para Klien sejak awal, tanpa mengurangi komitmen para Lawyers terhadap pekerjaan sesuai legal fee yang telah disepakati.
Sejak berdiri pada 2015, CHP telah banyak menorehkan prestasi sebagai salah satu law firm terbaik di Indonesia. Adhistya mengakui, hal ini tidak lepas dari dukungan para partners, associates, office team, dan para Klien yang terus memiliki semangat untuk tumbuh bersama. CHP berharap, firma dapat terus memberikan legal service terbaik bagi para Klien; juga kontribusi bagi masyarakat luas, khususnya dalam aspek penegakan hukum di Indonesia. CHP Law Firm ingin menjadi bagian dalam melakukan perubahan dan peningkatan terhadap sistem hukum di Indonesia.
Sebuah perhelatan rutin Hukumonline Top 100 Indonesian Law Firms 2022 sendiri telah menobatkan CHP Law Firms sebagai salah satu firma hukum yang masuk dalam kategori Top 10 Largest Litigation Practice Law Firms 2022 dan top 100 Indonesian Law Firms 2022.
“Kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Hukumonline dan seluruh jajarannya yang telah melakukan penilaian secara objektif dan profesional. Semoga kedepannya, Hukumonline dapat terus melakukan event seperti ini untuk memberikan highlight terhadap firma-firma hukum terbaik. Kami berharap, CHP Law Firm juga terus dapat menjadi bagian dalam event-event yang diadakan Hukumonline,” kata CHP.
Artikel ini merupakan kerja sama antara Hukumonline dengan Kantor Hukum Christyanto Hutagaol & Partners (CHP Law Firm).