Hitung mundur penyelenggaraan Kongres Nasional IV Kongres Advokat Indonesia 2024. Puluhan kendaraan, armada, dan ucapan selamat tampak memadati area Gedung Edutorium KH. Ahmad Dahlan UMS pada Jumat sore (7/6). Pun sejak pukul 14.00-22.00 WIB, ratusan peserta kongres telah antre di booth registrasi untuk melakukan registrasi ulang dan mengambil toolkit. Mereka berasal dari DPD dan DPC KAI seluruh Indonesia, hadir dengan menempuh jalur darat, laut, dan udara.
Kepada Hukumonline, Presidium Sementara KAI, Ibrahim Masindereng memperkirakan, ribuan advokai (sebutan untuk advokat KAI) akan hadir dalam momen rutin lima tahunan ini. ”Data E-lawyer, sudah ada 900-an orang yang registrasi. Per saat ini, jumlah yang sudah registrasi ulang untuk pengambilan merchandise, sekitar 700-an orang,” katanya.
Dilakukan serba digital, Ibrahim menerangkan persiapan kongres sudah berjalan dengan matang dan lancar. Beberapa tahap telah dipikirkan dan disiapkan dengan matang, mulai dari alur pendaftaran, registrasi ulang, absensi kehadiran, hingga pemungutan suara. Diawali dengan registrasi pada 3-24 Mei 2024, berlanjut online check-in sejak 4 Juni 2024, para advokai dapat mengikuti jalannya kongres, sekalipun melalui media gadget masing-masing.
Adapun syarat bagi advokai yang ingin mengikuti jalannya kongres, adalah dengan terlebih dulu menjadi anggota aktif. Setelahnya, ada tahap validasi. Jika sudah lolos tahap ini, peserta akan mendapatkan tiket dan barcode yang nantinya dapat dipindai saat registrasi ulang.
”Pada 4 Juni 2024, kami sudah buka online check-in lewat website dan melakukan pengambilan toolkit dan materi kongres langsung di venue. Semua dilaksanakan satu pintu dan dapat diakses lewat akun masing-masing. Namun, kami juga telah mengantisipasi risiko error, dengan beberapa jalur, misalnya jalur mandiri, dibantu panitia, bahkan manual,” Ibrahim menambahkan.
Perihal sistem voting, Ibrahim menegaskan peserta harus mengisi daftar hadir pada 8 Juni 2024. Proses pengisian daftar hadir ini, dibuka sejak pukul 07.30 WIB dengan memindai kode barcode. Peserta yang sudah mengisi daftar hadir, dapat dinyatakan punya akses untuk melakukan pemilihan secara tertutup (dilaksanakan di dalam ruangan).
”Daftar hadir dimaksudkan untuk menentukan kuorum dan akan ditampilkan secara realtime,” ujar Ibrahim.