Rangkaian Institutional Meeting sebagai penanda hari pelaksanaan Kongres International Union of Notaries (UINL) telah berlangsung sejak Minggu (24/11) hingga Selasa (26/11). Hukumonline berkesempatan menyaksikan secara eksklusif berlangsungnya Kongres di Jakarta.
Sejak pagi hingga sore hari, tampak berlalu lalang notaris dari dalam maupun luar negeri untuk mengikuti jalannya sidang komisi yang membahas beberapa agenda. Berdasarakan pengamatan hukumonline, peserta dibagi ke dalam beberapa komisi yang menempati ruang yang telah disediakan untuk membahas tema yang telah ditentukan seperti Notarial Social Security; Human Rights; Themes and Congresses; Notarial Deontology; land Security; partnerships with Interntional Organizations; Figth against money laundering; dan Acte authentique.
Sekretaris Panitia Pelaksana Kongres Internasional Notaris ke-29, Prita Miranti Suyudi kepada hukumonline sedikit menjelaskan beberapa isu yang akan dibahas pada sidang-sidang komisi yang berjalan secara tertutup. Misalanya di komisi Human Rigths, salah satu hal yang dibahas pada komisi ini adalah mengenai akses hukum untuk penyandang disabilitas. Ada juga pembahasan terkait kesejahteraan notaris, serta yang tidak kalah penting adalah pembahasan terkait upaya notaris untuk memberikan dukungan terhadap pemerintah dalam menguatkan rezim anti pencucian uang dan pendanaan terorisme. “Jadi itu komisi-komisi yang temanya sesuai dengan topik-topik yang akan diusung (pada kongres) saat ini,” ujar Prita.
Selain sidang komisi yang telah berlangsung, Prita juga menyebutkan, di hari yang sama tengah berlangsung rapat komite pengarah (steering committe) yang dihadiri sekitar 40 orang notaris dari dalam dan luar negeri termasuk Presiden UINL yang berasal dari Spanyol, Jose Marqueno. Jose adalah Presiden UINL yang terpilih pada Kongres UINL ke-28 di Prancis, tiga tahun lalu.
(Baca juga: Ribuan Peserta Ramaikan Kongres Internasional Notaris ke-29).
Pada Selasa (26/11), agenda institutional meeting diisi dengan rapat para general counselor. General counselor adalah dewan umum yang dipilih dari setiap negara dengan melalui mekanisme pengajuan. Dewan umum inilah yang bertugas untuk mengarahkan kebijakan UINL dan sebagainya. Di hari yang sama juga akan diisi dengan agenda laporan pertanggungjawaban dari UINL. “Jadi semuanya akan menyampaikan laporan, selama tiga tahun ini kami ngapain aja,” terang Prita.
Pada bagian akhir institutional meeting akan diadakan pemilihan Presiden UINL yang baru untuk periode 2020 – 2023. Sementara di hari terkahir akan dilaksanakan general meeting yang akan dihadiri oleh perwakilan dari seluruh negara anggota UINL. Prita menyebutkan, yang akan hadir mewakili negara masing-masing adalah Presiden dari organisasi profesi notaris di masing-masing negara. Untuk itu, perwakilan dari Indonesia adalah Ketua Umum Ikatan Notaris Indonesia (INI), Yualita Widyhadari.
President Themes and Congresess Commisoin UINL, Wolfgang OTT yang berasal dari Jerman mengungkapkan, selain tema-tema yang di bahas dalam kongres kali ini, sidang komisi yang berlangsung juga membahas mengenai tema yang akan menjadi trend dalam tiga tahun ke depan. Menurut Wolfgang, diprediksi untuk tiga tahun ke depan, tema yang akan menjadi trend antara lain terkait penggunaan teknologi, perkembangan teknologi, dan kaitannya dengan fungsi dan wewenang notaris.
Pertanyaan yang sering terungkap adalah apakah notaris harus berubah untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat. Ia mencontohkan, salah satu isu yang menjadi pembahasan terkait land security, diskusi yang berkembang adalah terkait keamanan dalam proses pendaftaran tanah jika itu menggunakan teknologi. Tidak hanya sampai disitu, dalam proses pengalihan tanah melalu jual beli, hidah, dan sebagainya, isu terkait land security juga menjadi perhatian. “Harus dipastikan keamannnya dan dicarikan ke depan apakah ada cara-cara yang lebih aman untuk mengalihkan kepemilikan tanah,” ujar Wolfgang.
Menurut Wolfgang, isu terkait perkembangan teknologi ini menjadi perhatian di dunia. Negara-negara yang menganut sistem hukum Civil Law atau Common Law sama-sama menghadapi tantangan yang serupa. Namun jika dilihat lebih jauh melalui sejumlah contoh praktis, akan ditemukan beberapa perbedaan yang bisa menjadi komparasi antara kedua sistem hukum tersebut. Wolfgang mencontohkan pengalihan properti di negara penganut sistem Common Law.
“Di Amerika tidak menggunakan notaris untuk pengalihan properti, tapi untuk memastikan keamanannya mereka membeli asuransi untuk perlindungan. Bahwa pengalihan kepemilikan itu dilakukan secara aman dan membeli asuransi untuk memastikan jual beli tanah itu tinggi harganya justru di negara Civil Law seperti Indonesia tidak diperlukan asuransi tapi hanya PPAT dan notaris,” contoh Wolfgang.
Perwakilan dari Japan National Notaries Association, Shini Takai menyebutkan, perkembangan teknologi menjadi salahs atu hal yang juga dicita-citakan di Jepang. Publik di Jepang berharap dengana adanya digitalisasi, dalam pengurusan akta, orang tidak perlu lagi mesti melakukan tatap muka dengan datang ke kantor notaris karena adanya teknologi video conference. Tapi, sama halnya dengan Indonesia, terdapat aturan untuk melakukan pertemuan secara langsung dalam pengurusan akta notaris.
(Baca juga: Kongres Notaris akan Bahas Revolusi Industri dan Tantangannya).
Ia menyebutkan, sebagai bagian dari verifikasi dan pembuktian, di Jepang tidak cukup hanya menggunakan teknologi VC tapi juga harus melakukan pertemuan secara langsung. “Untuk memastikan kredibilitasnya kalau pakai digitalisasi. Kita perlu digitalisasi tapi tetap harus bertemu secara fisik meskipun lewat video conference untuk mengecek orang, data diri, ktp dan sebagainya,” ungkap Shinji.
Selain itu, di Jepang ada juga isu perlindungan notaris terhadap harta orang tua yang telah jompo. Harta dan aset para jompo ini di sana dikelola oleh sebuah lembaga. Namun dalam praktiknya rentan terjadi penyalahgunaan oleh lembaga tersebut terhadap aset-aset yang ada. Untuk itu, notaris hadir sebagai orang yang melindungi kepentingan orang tua ini. “Di Jepang itu ada hartanya orang-orang tua ini. Itu dikontrol oleh lembaga. Nah harta ini kadang disalahgunakan. Nah notaris harus melindungi,” ujar Shinji.