Jangka waktu lima dan tiga tahun di atas tidak termasuk cuti yang telah dijalankan notaris bersangkutan. Pengecualian atas ketentuan perpindahan itu hanya bisa dilakukan atas pertimbangan Menteri Kehakiman. Alasan-alasan yang bisa dijadikan pertimbangan oleh Menteri adalah bencana alam, kerusuhan massa, dan situasi keamanan yang tidak terkendali.
Beleid baru ini tertuang dalam Surat Keputusan Menteri Kehakiman & HAM Nomor M-01.HT.03.01 Tahun 2003 tentang Kenotarisan yang dikeluarkan 17 Januari lalu. SK baru ini sekaligus mengganti kebijakan sebelumnya yang dikeluarkan pada 1998. Kebijakan terdahulu, notaris di ibukota bisa pindah hanya dalam waktu tiga tahun.
Kebijakan lama dinilai tidak kondusif mendukung formasi notaris yang merata dan proporsional. Adakalanya satu daerah dipenuhi notaris, sementara daerah lain kosong sama sekali. Notaris berlomba-lomba untuk tinggal di wilayah Jabotabek dan kota-kota besar ibukota propinsi. Akibatnya, notaris di tingkat dua menjadi jarang.
Selain masa tugas yang lebih lama, notaris yang mau pindah juga harus mengajukan permohonan tertulis. Permohonan itu harus disertai sejumlah dokumen penting, termasuk track records notaris bersangkutan. Pasal 13 ayat (5) huruf e SK Menkeh 2003 tegas menyebut bahwa permohonan tersebut harus melampirkan "surat keterangan tentang konduite notaris yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang".
Tidak disebutkan secara spesifik pejabat berwenang mana yang dimaksud. Hanya, pasal 1 SK yang sama menunjuk pada pejabat yang diberi kewenangan berdasarkan perundang-undangan yang berlaku.
Di samping konduite, permohonan pun harus disertai surat pernyataan bermeterai bahwa ia akan merampungkan tugas dan kewajibannya di tempat kerja lama. Surat senada dibuat untuk menyatakan sang notaris bersedia menampung protokol notaris lain. Yang tak boleh ketinggalan adalah surat rekomendasi dari organisasi notaris.
Formasi notaris
Sejalan dengan kemungkinan perpindahan, beleid baru ini juga mengatur tentang formasi notaris--penentuan jumlah notaris di suatu wilayah kerja--beserta alasan dan kriterianya. Wewenang menentukan formasi notaris tetap berada di tangan Menteri Kehakiman, bukan pada organisasi profesi notaris.
Ada tiga faktor yang bisa dijadikan landasan menetapkan formasi notaris: kegiatan dunia usaha, jumlah penduduk, atau rata-rata jumlah akta yang dibuat oleh dan atau di hadapan notaris setiap bulan.
Berdasarkan kegiatan usaha, kriteria formasi notaris adalah (i) setiap ada dua kantor cabang bank pemerintah atau swasta dapat diangkat minimal satu notaris; (ii) setiap ada tiga kantor cabang pembantu bank pemerintah atau swasta dapat diangkat minimal satu notaris; dan (iii) setiap ada tiga kantor bank perkreditan rakyat dapat diangkat minimal satu notaris.
Dengan beleid baru ini, diharapkan perbandingan notaris dengan jumlah penduduk di Ibukota Jakarta mencapai 1 : 100 ribu orang. Sementara di kota propinsi atau kotamadya mencapai 1 : 50 ribu. Untuk tingkat kabupaten, mencapai 1 berbanding 25 ribu penduduk.
Berdasarkan kriteria jumlah akta, perpindahan notaris dapat dimungkinkan jika rata-rata jumlah akta yang dibuat oleh dan atau di hadapan notaris sekurang-kurangnya 50 akta per bulan.