Ketiga, dengan pengelolaan dokumen yang baik akan dapat meningkatkan keamanan dari dokumen itu sendiri. “Jadi bagaimana dokumen itu terseleksi, mana dokumen yang penting, tingkat kepentingannya itu. Kita bisa memilah, kira-kira mana yang bisa dibuka oleh manajemen level direksi dan lain-lain. Paling tidak 3 alasan itu,” ujar Rian.
Sebagai informasi, Hukumonline pun menyediakan layanan manajemen dokumen bernama Exdoma yang dapat membantu tim legal perusahaan termasuk memilah dokumen-dokumen yang ada berdasarkan skala kepentingan dokumen yang bersangkutan.
“Kami sangat aware dengan metode berbagi file ini, seringkali dibutuhkan share file. Tapi sangat penting kita menjaga agar file sharing ini tidak dapat diakses orang yang tidak berhak. Di Exdoma ada fasilitas itu, kita men-secure-nya di level folder. Siapa saja yang bisa mengakses itu bisa diatur sedemikian rupa. Bahkan kalau memang orang yang tidak berhak mengakses satu folder, sama sekali tidak tampil folder itu,” ujar Business Development Manager Hukumonline M. Zaenal Arifin.
Kemudian, lanjutnya, walau terdapat unit lain yang dishare foldernya akan terdapat pengaturan dari yang bersangkutan ditentukan sebagai sesama administrator bisa melakukan apa saja terhadap isi folder, contributor, ataukah hanya sebatas viewer yang dapat melihat dan mengunduh file. “Di Exdoma masih banyak fitur lain yang bisa dimanfaatkan dalam upaya mengelola dokumen perusahaan dengan baik,” imbuhnya.