Dalam sebuah transaksi merger maupun akuisisi, salah satu tahapan penting yang kerap dilalui oleh penjual maupun pembeli adalah melakukan uji tuntas (due diligence). Salah satu upaya untuk mengetahui tingkat kepatuhan perusahaan yang akan dijual terhadap aspek-aspek hukum, pihak pembeli kerap menggunakan advokat atau konsultan hukumnya untuk melakukan legal due diligence (LDD).
LDD merupakan rangkaian dari seluruh proses transaksi perusahaan baik dalam bentuk merger maupun akuisisi. Dengan dilakukannya LDD, konsultan hukum dapat mengetahui sejumlah informasi yang dibutuhkan pembeli. Misalnya, terkait latar belakang dari dijualnya sebuah perusahaan. Banyak hal mungkin saja bisa menjadi penyebab dari sebuah perusahaan hendak di merger ataupun diakuisisi.
Terkait proses LDD, setelah mengetahui latar belakang transaksi, konsultan hukum dapat meminta informasi kepada pihak yang akan dijadikan target (penjual). Associate SSEK Indonesian Legal Consultants, Greita Anggraeni dalam Webinar hukumonline mengungkapkan, sebagai kelengkapan dari proses permintaan informasi, biasanya para konsultan hukum sudah memiliki template masing-masing.
Template ini biasanya disebut dengan information request list (IRL) yang mana isinya berupa cheklist yang diberikan kepada target/penjual mengenai dokumen-dokumen, informasi dan/atau jawaban-jawaban untuk disediakan di ruang data. Sebagai referensi untuk dokumen harus memuat amandemen-amandemen atau lampiran dari dokumen-dokumen terkait. (Baca Juga: Kenali Aspek-aspek Awal Penyusunan Legal Due Diligence)
Namun menurut Greita, sebelum memasuki tahap pengungkapan informasi, penting untuk para pihak khususnya penjual untuk menandatangani Non-disclosure Agreement (NDA) atau perjanjian kerahasiaan. Perjanjian kerahasiaan ini ditandatangani untuk melindungi pihak yang akan diuji tuntas (penjual) agar dijaga kerahasiaan dokumen-dokumen yang akan diungkap yang sifatnya sangat rahasia sehingga tidak akan disebar luaskan baik oleh pembeli maupun pihak konsultan yang akan melakukan uji tuntas.
Biasanya perjanjian kerahasiaan ini berisi tentang klausul kerasahasiaan dokumen yang akan diungkapkan; kemudian langkah apa saja yang harus diambil dalam rangka menjaga kerahasiaan tersebut; membatasi pihak yang dapat mengetahui pengungkapan dokumen tersebut; penggunaan informasi sebatas untuk kepentingan transaksi; dan kewajiban pengembalian dokumen setelah transaksi selesai atau pada saat transaksinya dibatalkan.
Selanjutnya, setelah diberikan informasi dari target yang akan diuji tuntas, konsultan hukum akan memulai review informasi-informasi yang telah diserahkan. Dalam proses mereview dokumen, konsultan hukum dapat meminta tambahan dokumen apabila dirasa kurang atau meminta konfirmasi dan informasi tambahan dari target (penjual). Menurut Greita, kerap ditemukan penjual yang seringkali kurang informatif terkait dokumen yang diberikan atau bahkan menghindar.
Untuk menyiasati kesulitan ini, konsultan hukum dapat melakukan management interview yang dilakukan langsung kepada perusahaan target di tengah-tengah proses uji tuntas. Interview ini biasanya dilakukan oleh pegawai yang tingkat jabatannya sudah tinggi, dapat membuat suatu keputusan dan orang yang terjun langsung pada aspek tersebut sehingga tidak memakan waktu lebih lama lagi dalam proses uji tuntas yang sedang dilakukan.
Sebelum management interview dilakukan, konsultan hukum sudah memberikan list pertanyaan yang akan dijawab oleh perusahaan target pada saat management interview dilaksanakan. “Biasanya sebelum kita management interview, kita kasih tahu dulu list pertanyaan ke mereka. Jadi mereka bisa nyiapin jawabannya. Meski begitu masih ada aja jawaban yang gak nyambung juga,” ungkap Greita.
Terkadang perusahaan target sudah menggunggah informasinya di data room sebelum diberikan checklist oleh konsultan hukum. Jika situasinya seperti ini, konsultan hukum perlu memeriksa data apa saja yang sudah lengkap. Jika terdapat kekurangan data, konsultan hukum dapat meminta tambahan data kepada perusahaan target untuk mereka lengkapi.
Tetapi apabia data yang diminta tidak tersedia, perusahaan target dapat menyertakan alasan bahwa data yang diminta tidak tersedia untuk menghindari pertanyaan berulang yang diajukan oleh klien yang akan mengakibatkan kurangnya efektifitas proses uji tuntas.
Biasanya data room terbagi menjadi dua, yaitu data room virtual dan data room fisik. Dewasa ini kebanyakan orang memilih data room virtual tetapi tidak sedikit pula yang lebih memilih data room fisik untuk menghemat biaya tambahan untuk data room virtual dan untuk menjaga kerahasiaan.
Meski begitu, terdapat beberapa keuntungan virtual data room apabila dibandingkan dengan data room fisik. Seperti data yang dikumpulkan lebih terorganisir karena indeksnya tersusun rapi, lebih menghemat waktu, memungkinkan konsultan hukum untuk membuka dokumennya sewaktu-waktu sehingga uji tuntas yang dilakukan lebih detail.
Sedangkan apabila data yang diberikan oleh perusahaan target adalah data fisik, hal ini dapat menyebabkan kurangnya efektifitas dalam pembuatan LDD karena konsultan hukum tidak dapat meng-copy dokumen, tidak dapat dibawa pulang dan terbatas hanya dapat diulas di kantor perusahaan target.
Karena tidak bisa di-copy dan tidak dapat dibawa pulang, maka konsultan hukum harus mencatat semua dokumen yang ada disediakan, sedangkan waktu yang diberikan oleh perusahaan target terbatas pada jam dan hari kerja.
Menurut Greita, selama seluruh proses pengumpulan informassi berjalan -di data room, management interview, kemudian perusahaan target menindaklanjuti permintaan informasi dan kemudian memperbarui data room dan tanggapan lanutan-, pihak konsultan hukum dan perusahaan target harus terus saling berkomunikasi agar data yang dikumpulkan dapat diulas dan diuji secara maksimal dan efektif.
Pencarian
Setelah semua proses pengumpulan selesai, selanjutnya konsultan hukum akan melakukan pencarian (search). Pencarian ini biasanya dilakukan dengan mengajukan permohonan untuk melihat catatan perusahaan target kepada institusi pemerintah setempat. Yang termasuk ruang lingkup search ini antara lain konsultan hukum mencari tentang status hukum dari tanah aset perusahaan (land search), jaminan fidusia (fiducia search), court search dan lain sebagainya.
Partner SSEK Indonesian Legal Consultants, Dewi Savitri Reni.mengatakan kerapkali pada tahap pencarian (search) akan memakan waktu yang lama karena proses permohonan catatan ke institusi pemerintah (ke pengadilan atau instansi yang lain) jangka waktunya agak lama dibandingkan dengan proses lain. Karena waktunya relatif lebih lama, konsultan hukum biasanya akan melakukan internet search terlebih dahulu.
“Misalnya untuk permohonan ke pengadilan akan memakan waktu 2-3 minggu,” ujar Vitri.
Vitri menjelaskan untuk internet search biasanya hanya dapat meng-cover sengketa hukum maksimal 3 tahun ke belakang. Sedangkan untuk hardcopy yang berasal dari pengadilan dapat meng-cover sengketa hukum maksimal 5-10 tahun ke belakang.
Untuk semua temuan ini, kosultan hukum harus memeriksa kembali dan membandingkannya dengan informasi-informasi yang telah konsultan hukum peroleh di data room, management interview dan internet search. Kemudian setelah seluruh proses pencarian rampung, baru konsultan hukum akan memasuki proses pembuatan laporan.