Dalam tata kelola perusahaan dikenal Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). RUPS adalah organ perseroan yang mempunyai wewenang yang tidak diberikan kepada Direksi atau Dewan Komisaris dalam batas UU No.40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (PT) dan Anggaran Dasar Perseroan.
Adapun fungsi penting dari RUPS adalah sebagai forum permintaan pertanggungjawaban Direksi dan Dewan Komisaris dalam menjalankan perusahaan; sarana memperoleh segala keterangan dari anggota Direksi & Dewan Komisaris; persetujuan Laporan Tahunan & Pengesahan Laporan Keuangan, termasuk penggunaan laba bersih perseroan; memilih, memperpanjang, atau memberhentikan masa jabatan Direksi dan Dewan Komisaris; keterlibatan RUPS dalam rencana Tindakan Korporasi Perseroan seperti pengalihan, penjaminan aset perseroan; dan perubahan Anggaran Dasar & Data Perseroan.
Notaris Tjhong Sendrawan menjelaskan terdapat dua jenis RUPS yang diatur dalam UU PT yakni RUPS Tahunan yang dilaksanakan setiap tahun, atau 6 bulan setelah tahun buku berakhir dan isinya mencakup laporan tahunan, laporan keuangan, dan lain sebagainya. Kemudian RUPS Luar Biasa yang bisa dilaksanakan setiap waktu, dan bertujuan untuk memutuskan hal-hal tertentu di luar RUPS Tahunan sesuai kebutuhan.
Baca Juga:
- Menkumham: Majelis Pengawas dan Majelis Kehormatan Notaris Jangan Segan Tindak Notaris ‘Nakal’
- Empat Pokok Pengaturan Tanah dalam UU Ciptaker yang Wajib Diketahui Notaris/PPAT
- Mau Jadi Notaris? Begini Syarat dan Tahapannya
Dalam penyelenggaraan RUPS, akan diterbitkan akta risalah RUPS yang berisi jalannya peristiwa RUPS. Akta risalah RUPS ini disusun secara teratur yang dimaksudkan untuk mempunyai kekuatan bukti tertulis, bilamana diperlukan sewaktu-waktu. Pada posisi ini, peran notaris diperlukan dalam RUPS.
Tjhong memaparkan UU PT tidak mewajibkan akta risalah RUPS berbentuk akta notaris. Akta risalah RUPS dapat berbentuk akta dibawah tangan maupun akta notaris. Untuk akta dibawah tangan dibuat dan ditandatangani oleh Ketua Rapat dan satu orang pemegang saham yang ditunjuk oleh peserta RUPS, sementara dalam akta notaris tanda tangan tidak disyaratkan.
“UU PT tidak mewajibkan risalah RUPS harus berbentuk akta notaris. Yang berkewajiban membuat risalah RUPS di bawah tangan adalah ketua rapat dan ditandatangani juga oleh satu pemegang saham yang ditunjuk peserta RUPS. Penunjukan akan termuat di dalam risalah RUPS. Jika tidak ada, risalah RUPS harus ditandatangani oleh semua peserta rapat, tidak satu orang saja,” kata Tjhong dalam Webinar “100 Pembicara Alumni Notariat UI, 100 Tahun untuk Negeri”, Kamis (13/6).
Aturan tersebut juga berlaku untuk Perusahaan Terbuka sebagaimana diatur dalam POJK 15/POJK 04/2020 tentang Rencana dan Penyelenggaraan RUPS Perusahaan Terbuka. Namun demikian, berbeda dengan yang terjadi di lapangan. Dalam praktik, lanjut Tjhong, mayoritas emiten justru mencatatkan RUPS dalam bentuk akta notaris.
Lain halnya dengan RUPS yang diselenggarakan secara elektronik, akta risalah RUPS wajib berbentuk akta notaris. Hal tersebut diatur dalam Pasal 12 POJK 16/POJK 04/2020 tentang Pelaksanaan RUPS Perusahaan Terbuka Secara Elektronik.
Tjhong juga memaparkan tata cara penulisan akta risalah RUPS. Untuk bahasa menggunakan bahasa resmi, yakni bahasa Indonesia dan format sesuai dengan aturan UU. Kemudian terkait kelengkapan dokumen, akta risalah RUPS harus mencantumkan tanda tangan notaris dan saksi-saksi, tanda tangan pihak terkait (daftar hadir, penerjemah, dan sebagainya), serta dokumen pendukung seperti surat kuasa, undangan rapat/iklan koran, tanda terima dan bukti pemanggilan. Selain itu, akta risalah RUPS juga harus mencantumkan jam dimulainya RUPS dan jam ditutupnya RUPS.