Adapun ketentuan tersebut menggunakan ukuran kertas A4, jenis huruf Courir New berukuran 12, menggunakan nomor baris dan nomor halaman. Penulisan dokumen spesifikasi paten ditulis secara terpisah dan penulisannya danya satu halaman pada setiap lembarnya apabila dicetak.
“Selain dokumen spesifikasi paten, yang wajib pemohon lampirkan adalah surat pengalihan hak dari inventor kepada pemohon apabila dialihkan dan surat kepemilikan invensi oleh inventor. Kedua surat ini ditandatangani di atas materai oleh seluruh inventor dan penerima haknya,” kata Ahlul.
Seluruh dokumen tersebut diunggah melalui dgip.go.id dengan memilih menu permohonan paten. Namun, Ahlul juga mengingatkan agar pemohon tidak lupa untuk melakukan pembayaran permohonan paten dan menyantumkan kode pembayaran yang telah dibayarkan pada aplikasi.
Setelah selesai mengajukan permohonan, maka tahapan selanjutnya adalah pemeriksaan formalitas yang dilakukan selama 14 hari untuk paten biasa dan lima hari intuk paten sederhana. Apabila seluruh dokumen permohonan sudah lengkap, maka permohonan akan menunggu untuk tahapan selanjutnya, publikasi paten.
Namun bagaimana bila dokumen tidak lengkap? Maka DJKI akan mengirimkan surat pemberitahuan untuk melengkapi dengan jangka waktu maksimal tiga bulan untuk paten biasa dan 28 hari untuk paten sederhana. Surat pemberitahuan tersebut akan dikirimkan melalui email dan surat fisik yang dikirimkan ke alamat pemohon.
Ahlul mengingatkan bahwa pemohon sering kali melakukan kesalahan administratif dalam mengajukan permohonan meliputi judul yang tidak konsisten dalam setiap dokumen permohonan, format penulisan deskripsi paten yang tidak sesuai, tidak seluruh inventor bertandatangan di atas materai dan telat atau bahkan tidak melakukan pembayaran substantif.
“Apabila pemohon dalam jangka waktu tertentu tidak segera melengkapi kekurangannya, permohonan paten tersebut dianggap ditarik kembali. Jika pemohon paten ingin melanjutkannya maka dapat mengajukan pemeriksaan lanjut dan tidak diperkenankan mengajukan permohonan baru,” pungkasnya.