Notaris memiliki peran penting dalam pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) pada Perseroan Terbatas (PT), khususnya RUPS Perseroan Terbuka. RUPS adalah agenda yang rutin dilakukan sebuah perusahaan yang dihadiri oleh dewan komisaris, direksi, dan pemegang saham, dan menjadi wadah untuk menyampaikan pendapat.
Menurut notaris Fathiah Helmi, setidaknya terdapat 7 peran notaris saat berlangsungnya RUPS, yakni memastikan pemegang saham yang berhak hadir adalah pemegang saham yang namanya tercatat dalam Daftar Pemegang Saham (DPS) 1 Hari Kerja sebelum pemanggilan, meminta Surat Penunjukan Pimpinan Rapat, menerima Daftar hadir pemegang saham yang hadir RUPS dari Biro Administrasi Efek, dan mencocokan jumlah saham mayoritas yang tercantum dalam Daftar Hadir dan yang tercantum dalam akta Berita Acara Rapat.
Disamping itu, notaris juga berperan membacakan Kuorum kehadiran dalam RUPS berdasarkan laporan dari Biro Administrasi Efek Perseroan. Jika terdapat pertanyaan atau tanggapan dari Pemegang saham dibantu BAE yang melakukan pengecekan Daftar hadir dengan mencocokan nama pemegang saham yang bertanya/memberi tanggapan dalam RUPS.
Baca Juga:
- Mengenal 4 Jenis Jaminan Kebendaan Pada Perbankan
- Notaris Harus Aktif Cegah TPPU dan Pendanaan Terorisme
“Notaris juga berperan membacakan hasil perhitungan suara yang dilakukan oleh BAE dan Perseroan, serta mencatatkan hal-hal yang dibicarakan dan mencatat atau membacakan hal-hal yang diputuskan dalam RUPS,” kata Fathiah dalam dalam Seminar Online bertajuk “100 Pembicara Alumni Notariat UI, 100 Tahun Untuk Negeri,” Kamis (4/6).
Setelah RUPS berlangsung, notaris bertugas untuk menyusun dan membuat akta. Pada RUPS Perseroan Terbuka, notaris terlebih dahulu harus mempersiapkan hal-hal yang diperlukan sebelum membuat akta.
Untuk jenis Perseroan Terbuka, notaris perlu memastikan tempat penyelenggaran RUPS, yakni: tempat kedudukan; tempat kegiatan utama; Ibukota provinsi tempat kedudukan/kegiatan usaha utama; tempat kedudukan Bursa Efek Indonesia. Kemudian menelaah urutan akta antara lain: terkait perubahan anggaran dasar Perseroan; perubahan pengurus Perseroan; pemegang saham Perseroan terakhir; pemegang Saham Mayoritas Perseroan baik anggaran dasar pemegang saham mayoritas Perseroan (jika Badan Hukum) maupun pengurus terakhir pemegang saham Mayoritas (Jika Badan Hukum).