Dalam rangka Hukumonline Librarian Day 2022, Hukumonline bersama Hadiputranto Hadinoto & Partners (HHP Law Firm) dan Widyawan & Partners menggelar webinar dengan topik “Sharing Session: Tips Mengelola Putusan di Kantor Hukum”, Kamis (14/4/2022). Kegiatan yang digelar secara virtual ini dihadiri puluhan partisipan.
Dalam acara ini, salah satu topik yang disoroti adalah bagaimana pengelolaan database putusan di firma hukum? Namun, faktanya terdapat perbedaan pengelolaan database putusan antara law firm yang satu dengan yang lain.
“Secara umum pengelolaan putusan, biasanya kita hunting ke website MA (Mahkamah Agung) atau MK (Mahkamah Konstitusi). Kalau kita sudah nemu putusan terbaru, kita download dan disimpan di database. Database-nya ini seperti beberapa perpustakaan law firm lain, membuat database sendiri, jadi memang customize yang dibuat oleh kantor. Jadi kita bisa bebas menentukan field apa saja yang kita mau,” ujar Library Manager HHP Law Firm Paramita Kusumawardhani dalam kesempatan itu.
Baca:
- Mau Jadi Advokat? Begini Jenjang Kariernya
- Mengenal 5 Partner Baru di Firma Hukum Assegaf Hamzah & Partners
- Guido Hidayanto & Partners Sambut Partner Baru
Ia mencontohkan field yang dimaksud terkait para pihak, nomor perkara, tanggal perkara, sedikit deskripsi mengenai putusan. Ada satu hal yang menjadi tantangan tersendiri bagi pustakawan firma hukum yakni terdapat perbedaan peraturan yang telah jelas terpampang dari judulnya, tapi putusan tidak langsung “menunjukkan” isinya, sehingga harus dibaca terlebih dahulu. Paramita mengaku hal itu merupakan kesulitan yang tak jarang dihadapi pustakawan yang tidak berlatar belakang hukum, namun dituntut harus memahami putusan yang ada.
Setelah itu, menjadi tugas penting librarian memasukkan sejumlah kata kunci atas putusan terkait. Misalnya setelah membaca cepat putusannya, akan ditentukan keyword yang tepat menggambarkan putusan. Sebagai contoh, wanprestasi atau kata kunci yang khas lainnya. “Itu kita masukkan ke database. Semakin banyak keyword yang unik, bisa kita masukkan ke database untuk mempermudah saat pencarian,” kata dia.
Selain website resmi MA, Paramita biasanya mencari putusan di website Hukumonline atau sumber lain seperti buku-buku. Khusus buku, biasanya berupa buku himpunan yurisprudensi atau buku-buku kompilasi yang diterbitkan penerbit swasta. Dari situ barulah akan dilakukan index dan scan sebelum dimasukkan ke dalam database perpustakaan firma hukum.
Dalam kesempatan yang sama, Information Assistant Widyawan & Partners Windianingrum menyampaikan praktik yang dilakukan dalam pengelolaan database putusan kurang lebih sama dengan pemaparan Paramita. Tetapi masih terdapat perbedaan yang terletak pada mekanisme pengumpulan putusan yang berkesan “terbalik” dari yang dilakukan oleh pustakawan HHP Law Firm.
“Kita memang nyari dulu. Lawyer itu spesifik (permintaannya). Misalnya, ‘Windi tolong carikan putusan yang terkait sita jaminan’. Nah, nanti kalau sudah dapat berarti kita tahu kalau putusan itu memang tentang sita jaminan dan nanti keyword-nya pasti kita tulis sita jaminan,” terang Windi.
Tidak jarang juga dirinya dimintakan untuk secara spesifik mencari putusan terkait Perusahaan tertentu. Sehingga seringkali para pihak yang dalam hal ini perusahaan juga dijadikan bagian dari keyword putusan yang disimpan. Hal itu dilakukan guna memudahkan untuk dapat langsung mencari dan menemukan putusan yang dimaksud.
“Intinya kalau kita, harus spesifik keyword-nya. Jadi saat kita perlu, cari dan ketemunya gampang. Kita memang tidak spesifik ngumpulin putusan terus di-upload, seperti Hukumonline. Semua peraturan, semua putusan sebisa mungkin dimasukkin ke database Hukumonline, supaya siapa aja yang cari bisa dapat di Hukumonline. Tapi kalau di sisi kami, khusus untuk putusan-putusan yang dicari aja. Kita simpen, kita data. Apabila suatu waktu putusan yang bersangkutan diperlukan lagi oleh advokat, maka dengan mudah bisa ditemukan kembali,” paparnya.
Selain keyword, Windianingrum menjelaskan amar putusan juga penting untuk didata. Apakah amarnya dikabulkan atau tidak? Termasuk pula jenis putusannya berdasarkan badan peradilan yang mengeluarkan putusan tersebut. Tidak kalah penting, Windi memandang keterhubungan dengan peraturan tertentu dengan putusan hakim juga penting.
“Karenanya akan diberikan link terhadap peraturan tertentu mengenai putusan hakim tersebut.”