Wabah Covid-19 mengharuskan pencegahan dengan membatasi berbagai pertemuan fisik. Tentu saja hal ini berdampak pada satu urusan hukum keperdataan yang menuntut tatap muka secara fisik: pembuatan akta autentik. Fenomena wabah Covid-19 harusnya menjadi momen bagi gagasan baru praktik notaris Indonesia. Pengalaman Australia bisa menjadi salah satu contoh alternatif. Terutama soal autentikasi identitas penghadap.
“Banyak pertanyaan, mengapa syarat formal akta autentik mengharuskan berhadapan langsung dan dibacakan? Apa masih harus di atas kertas? Bagaimana penyimpanannya?” kata Irma Devita, notaris senior di Jakarta membuka sesi diskusi bertajuk ‘Pembuatan Akta Notaris Selama Masa Pandemi Covid-19, Perbandingan dengan Notaris di Berbagai Negara’.
Syarat-syarat itu diakui Irma sebagai kendala besar praktik notaris Indonesia di tengah wabah Covid-19. Padahal banyak pertemuan bahkan persidangan di pengadilan sudah memanfaatkan teknologi telekonferensi selama wabah Covid-19 berlangsung. “Sejauh ini tidak terlihat ada opsi selain menghadap langsung ke notaris untuk pembuatan akta autentik,” kata Prita Miranti Suyudi, narasumber diskusi yang bertugas notaris di Bali. Prita mengingatkan pada definisi akta autentik dalam pasal 1868 KUHPerdata.
(Baca juga: Penting! 3 Rambu INI Perlu agar Notaris Tak Sembarang Buat Akta Selama Wabah Covid-19).
Disebutkan bahwa suatu akta autentik ialah suatu akta yang dibuat dalam bentuk yang ditentukan undang-undang oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang untuk itu di tempat akta itu dibuat. Redaksi kalimat “di tempat di mana akta dibuat” dalam pasal tersebut berkaitan dengan tempat kedudukan Notaris.
Tentu saja rujukan lainnya adalah UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris sebagaimana diubah dengan UU No. 2 Tahun 2014. Salah satu yang diatur rinci dan tegas di UU Jabatan Notaris adalah pembuatan akta harus berhadapan langsung dengan notaris di tempat kedudukannya. “Persoalannya adalah syarat autentik. Roh dari akta autentik di Indonesia adalah kehadiran fisik di hadapan notaris,” Prita menambahkan. Agar akta notaris berkekuatan autentik tetap harus memenuhi ‘ritual’ kehadiran fisik saat penandatanganan di hadapan notaris.
Konfir Kabo, Notaris Publik di Australia berbagi pengalaman soal pengaturan praktik notaris di sana. Singkat cerita, Australia memberikan opsi yang sangat membantu pembuatan akta autentik tanpa pertemuan fisik.
Pertama, Australia telah merintis mekanisme transaksi elektronik dalam jual beli properti untuk menghemat biaya dan sumber daya. Sebelum Covid-19 mewabah, mekanisme ini sudah diwajibkan. Transaksi properti harus lewat platform digital. Cara ini diiringi teknologi verifikasi identitas sebagai jaminan keamanan transaksi. Para pihak harus melakukan validasi data passport, surat izin mengemudi, surat nikah bahkan surat ganti nama.
Kedua, ada lembaga khusus yang bertanggung jawab melakukan validasi tersebut dengan mesin kecerdasan buatan (artificial intelligence). Mereka memeriksa kecocokan data identitas dengan berbagai jejak digitalnya. Hasil validasi akan menjadi pegangan bahwa pemilik identitas bukan fiktif atau palsu.
“Dulu kami akan minta klien datang ke kantor untuk bertatap muka, lihat dokumennya, lalu melanjutkan transaksi. Sekarang kami tinggal memanfaatkan hasil verifikasi identitas untuk melanjutkan pengesahan transaksi,” kata Konfir.
Persoalan autentikasi akta jual beli yang mereka buat cukup dijamin oleh bukti kebenaran data para pihak. Notaris tidak lagi dibebani verifikasi identitas dengan harus bertemu tatap muka secara fisik. “Manfaatnya bisa kami rasakan sekarang, saat Covid-19 membatasi pertemuan fisik,” Konfir menambahkan.
Akta Autentik dan Telekonferensi
“Saat ini orang-orang sudah dipaksa rutin bekerja menggunakan telekonferensi video,” kata Irma. Ia membayangkan peluang telekonferensi sebagai cara memudahkan pembuatan akta autentik terutama di tengah kondisi mendesak saat ini.
Sayangnya belum ada opsi ke arah sana untuk pembuatan akta autentik di Indonesia. Berhadapan langsung secara fisik dengan notaris masih menjadi syarat mutlak. Salah satu alasannya demi melakukan verifikasi para pihak terkait akta yang dibuat.
Beberapa negara mengambil langkah progresif demi kelancaran tugas notaris di tengah wabah Covid-19. Disediakan protokol praktik notaris dengan telekonferensi video khusus selama wabah Covid-19. “Spanyol, Brazil, Belgia, Quebec di Kanada, Lithuania, Prancis, mereka menerapkan kebolehan telekonferensi video untuk menggantikan kehadiran fisik di hadapan notaris. Penyedia platform telekonferensi ditunjuk Pemerintah,” Prita menjelaskan.
Keenam negara itu telah memiliki sistem untuk verifikasi identitas secara online. Telekonferensi hanya menggantikan pertemuan langsung untuk pembacaan akta autentik. Memang untuk saat ini dibolehkan karena darurat kondisi wabah Covid-19. Jenis akta autentik yang boleh dengan protokol khusus pun dibatasi. “Mereka juga menerapkan kebolehan tanda tangan elektronik,” ujar Prita.
Dorongan untuk mengembangkan e-notary semakin terasa besar akibat wabah Covid-19. Masa dapan praktik notaris harus mempertimbangkan kebutuhan masyarakat di era digital. Apalagi cara kerja pelayanan publik semakin mengoptimalkan efisiensi berbasis teknologi digital.
Sebut saja Kementerian Hukum dan HAM, Kementerian Agraria dan Tata Ruang/BPN, Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM), Kantor Pelayanan Pajak dan lainnya. Irma menyebut sejumlah instansi mitra kerja notaris yang menggunakan sistem pelayanan elektronik tersebut ikut menjadi faktor pendorong untuk notaris mengikutinya.
“Mungkin saja akan terjadi tatanan baru, the new normal dengan telekonferensi. Namun saat ini notaris harus tetap patuh undang-undang yang belum membolehkan akta autentik dibuat tanpa menghadap langsung,” kata Irma menutup diskusi.
Temukan/Nikmati Akses Tanpa Batas Koleksi Peraturan Perundang-undangan dan FAQ Terkait Covid-19 di sini.