Bekerja pada suatu perusahaan, tidak jarang membuat kita berhadapan dengan berkas atau informasi yang dapat masuk kategori rahasia (confidential). Lantas bagaimana sebetulnya esensi dari suatu rahasia perusahaan hingga membuatnya begitu penting?
“Secara umum rahasia perusahaan itu adalah sesuatu yang dijaga keutuhan kerahasiannya. Bisa dalam bentuk dokumen, data, metode, formula, dan segala macam. Itu banyak kategori yang jelas dia dijaga kerahasiaannya,” terang Partner Dwinanto Strategic Legal Consultant (DSLC) Camelia Ahmad kepada Hukumonline melalui sambungan telepon, Jum’at (19/5/2023).
Ia menerangkan pentingnya menjaga rahasia perusahaan bila diketahui orang umum dapat mendatangkan kerugian bagi perusahaan. “Perusahaan itu punya keunikan. Meski jenis usahanya sama, tapi pasti ada uniqueness yang berbeda. Contoh perusahaan yang bergerak di bidang tata boga, sama-sama jual nasi ayam, tapi pasti cara masak dan bumbunya berbeda. Itu yang dijaga kerahasiaannya.”
Baca Juga:
- Peran Penting Sekretaris Perusahan di Era Teknologi Digital
- Belajar Mengenali Passion bagi Mahasiswa Hukum
Bila diperjelas lagi, Camelia kerap membagi rahasia perusahaan menjadi 2 kategori. Pertama, rahasia eksternal, rahasia perusahaan yang berhubungan dengan kegiatan usahanya yang dijaga dari pihak ketiga. Kedua, rahasia internal, berupa rahasia perusahaan yang berhubungan dengan internal di dalam perusahaan tersebut. Contohnya data karyawan berupa informasi gaji karyawan.
“Jadi rahasia perusahaan konteksnya lebih luas. Kalau rahasia dagang kan lebih ke produksi, metode, pengelolaan (punya nilai ekonomi) kalau kita lihat dari definisi UU No.30 Tahun 2000 tentang Rahasia Dagang (UU Rahasia Dagang). Kalau rahasia perusahaan, bahkan data marketing atau data year plan perusahaan aja itu merupakan rahasia perusahaan,” terangnya.
Camelia melanjutkan untuk suatu hal dapat dikatakan sebagai rahasia perusahaan tidak hanya terbatas pada dokumen-dokumen yang dilabeli confidential, tapi patokannya juga terdapat pada kaitannya dengan keunikan atau dengan kegiatan usaha perusahaan.
Dengan kata lain, rahasia perusahaan bila berurusan atau bersinggungan dengan dapur perusahaan, sehingga bukan untuk konsumsi publik atau keluar. Hal itu kaitannya dengan rahasia perusahaan yang harus dilindungi. Bentuknya dapat berupa berbagai hal dari data, obrolan meeting, hingga keputusan direksi yang dalam proses perencanaan juga termasuk rahasia perusahaan.
“Sanksinya (bagi yang membocorkan rahasia perusahaan) ada macam-macam kategori. Bisa ke personal langsung kalau urusannya dengan internal perusahaan. Tapi kalau segi company bisa sampai ke pengadilan (menempuh proses hukum keperdataan).”
Umumnya bagi perusahaan yang sudah lumayan settle, akan mengatur masalah rahasia perusahaan secara spesifik. Dengan sanksi biasanya berupa Surat Peringatan (SP) bagi pekerja yang membocorkan rahasia perusahaan.
Sehubungan dengan itu, dalam Pasal 52 ayat (2) PP No.35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja (PP PKWT-PHK) telah mengatur perusahaan dapat melakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) karena adanya kebocoran rahasia perusahaan. Lebih lanjut dapat dilihat dalam lampiran Pasal 52 ayat (2) huruf I PP 35/2021.
“Lalu dari segi company, misalnya perusahaan kontraktor dengan perusahaan pemberi jasa itu yang membocorkan dari pekerja kontraktor. Sanksi apa yang bisa diberikan? Dari segi hukum perdatanya biasanya dikenal dengan wanprestasi. Karena sudah ngebocorin bisa jadi kena penalti, bisa jadi hubungan kerjanya diakhiri. Itu mendatangkan kerugian kepada perusahaan,” tuturnya.
Sebagai langkah preventif, Camelia membagikan 4 tips yang dapat dilakukan perusahaan agar menjaga rahasia perusahaannya dengan aman. Pertama, menetapkan ketentuan mengenai pentingnya menjaga rahasia perusahaan diatur dalam peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama, atau perjanjian kerja.
“Kalau di tiga-tiganya belum diatur, segeralah membuat non-disclosure agreement (NDA) dari perusahaan ke pekerjanya. Buat aturan rahasia perusahaan ini dalam aturan mainnya perusahaan. Walau dalam PP 35/2021 diberikan kewenangan kepada perusahaan untuk melakukan PHK, tetap harus diatur dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja. Kalau tidak diatur tidak bisa.”
Kedua, memberi pemahaman kepada pekerja mengenai sensitivitas mengenai dokumen yang dipercayakan kepada mereka. Ketiga, memastikan hanya orang tertentu yang mengetahui. Hal ini dapat dilakukan dengan memanfaatkan fitur password pada dokumen agar semakin meminimalisir adanya kebocoran rahasia perusahaan.
Keempat, di dalam isi perjanjian bila ada rahasia yang perlu dilindungi setiap pekerja yang terlibat dalam pekerjaan tersebut harus diberikan pemahaman. Patut dicatat, pemahaman yang diberikan harus dapat dimengerti dan disampaikan pada semua level agar benar-benar bisa menjaga rahasia yang dipercayakan kepadanya.
“Segala sesuatu yang dipercayakan kepada kita jangan dianggap remeh. Perusahaan tempat kita bekerja pasti mempunyai uniqueness yang harus dijaga, karena itu core dari perusahaan. Menjaga rahasia perusahaan sama aja kita menjaga eksistensi perusahaan kita sendiri. Jadi meningkatkan kesadaran tentang pentingnya melindungi rahasia perusahaan itu sama pentingnya dengan kita menjalankan usaha kita,” kata Camelia.